Optimiser vos ressources et relations humaines Gérez mieux votre temps et vos priorités

Vous trouvez que le temps file à très grande vitesse ? Vous avez le sentiment d’avoir trop de tâches à entreprendre sur votre exploitation pour pouvoir les accomplir toutes ? Vous souhaitez optimiser chaque minute pour gagner en efficacité ?

Le temps est précieux. Et selon la valeur que vous lui donnez et votre propre perception, il peut passer plus ou moins vite !

Pour être acteur de votre temps, il est crucial de bien planifier votre semaine de travail. Il existe trois types de temps : le temps à soi, que vous contrôlez entièrement ; le temps obligé, lié aux tâches professionnelles ou administratives ; et le temps imprévu, qui survient généralement chaque jour. 

Pour etre maitre de votre temps et avoir des marges de manœuvre, il est important de bien planifier votre semaine de travail. Organiser l’ensemble de vos tâches dans votre emploi du temps est essentiel. Notez-y vos tâches sur l’exploitation mais aussi les tâches administratives et vos rendez-vous. Et n’oubliez pas de prévoir également des moments pour gérer les événements inattendus. 

Une solution pour avoir une vue globale d’une semaine type est d’écrire sur papier toutes vos tâches sur une ou deux semaines en détaillant le temps à soi / obligé / imprévu. Vous pourrez alors identifier la part d’imprévu de votre temps. Dans votre prochaine planification, vous serez donc à même d' intégrer cette part de “temps imprévu” dans votre organisation.

Et n’oubliez pas de garder du temps hebdomadaire pour planifier le temps de la semaine suivante !

Le quotidien est rempli de “voleurs de temps” : répartition floue des responsabilités, manque de priorités, remise à plus tard, interruptions… La difficulté à dire “non” en fait également partie.

Bien souvent, c’est la peur d’être pris pour incompétent, peur de décevoir ou encore peur de ne pas être aimé qui vous retient de dire “non”.

Pourtant, pour vous sentir bien, être dans une action qui corresponde à votre éthique personnelle est primordiale. Mais il n’est pas toujours facile de refuser une tâche qui vous est demandée. Il est important d'exprimer votre refus sans agressivité ni culpabilité pour garder le dialogue ouvert. Ainsi, vous pouvez : 

• Reformuler la demande : montrez que vous avez bien compris le besoin et décrire les faits
• Exprimer votre sentiment, ce que vous ressentez face à la demande et pourquoi vous la refusez
• Dire non à la demande tout en y mettant la forme. Suggérez une solution pour proposer une façon de résoudre le problème. De cette façon, vous écoutez vos besoins mais vous montrez également à l’autre que vous avez pris en considération l’importance de sa demande
• Montrer l'intérêt mutuel que représente la solution trouvée. Pour le demandeur qui verra son problème résolu mais également pour vous et pour l’organisation générale

Avec cette méthode, vous investissez un peu de temps mais vous en gagnez ensuite pour des tâches qui vous correspondent mieux et pour lesquelles vous voyez un véritable bénéfice.

Un autre facteur, dans l’organisation de votre temps, est la gestion des priorités. Grâce à une bonne organisation de l’ordre de vos priorités, vous évitez de commettre des erreurs et de faire de mauvais choix.
Mais comment établir un tri entre les différentes obligations ? Comment distinguer une tâche urgente d'une tâche importante ?

• Lister vos principales actions : Cette étape est assez simple mais pour vous y aider, vous pouvez essayer de répondre à ces trois questions :
  • qu’est ce que vous faites et que vous ne devriez pas faire ?
  • qu’est ce que vous ne faites pas et que vous devriez faire ?
  • quels sont vos 2 ou 3 objectifs prioritaires et quel temps devez-vous passer pour les réaliser ?
• Repérez les tâches prioritaires : Une fois ces premiers éléments identifiés, répartissez les selon selon leur priorité (le degré d’importance est lié à votre poste/missions et à vos objectifs prioritaires) et leur durée estimée (le degré d’urgence concerne ce qui ne pourra pas être remis à plus tard et qui doit être fait dans un délai très court). Vous pouvez alors les organiser selon une grille de quatre catégories.
  • les tâches importantes et urgentes
  • les tâches moins importantes et urgentes
  • les tâches importantes mais longues à réaliser 
  • les tâches moins importantes et peu urgente
• Sélectionner les tâches à réaliser : vous pourrez alors commencer votre journée en traitant en priorité les grosses tâches des 3 premières catégories.

Sur l’exploitation agricole, les tâches administratives peuvent rapidement devenir longues et fastidieuses à traiter. Une bonne organisation peut vous faire gagner un temps non négligeable : 

• La mise en place d’un planning, avec des buts à atteindre selon certaines échéances (année, mois, semaine, jour) peut-être une bonne pratique. En utilisant un agenda vous aurez une vision au minimum à la semaine. Vous pouvez même utiliser une “to do list”. Idéalement à faire la veille, vous pourrez  lister les tâches de votre journée. Mais attention à ne pas faire une liste trop longue, que vous ne pourriez pas réaliser. Et pensez à y inclure une place pour les imprévus !

• Le classement et le rangement : plutôt que d'empiler les factures et courriers divers sur votre bureau, utilisez des trieurs, pochettes ou boîtes à archive. Une bonne méthode de rangement vous permettra de gagner du temps dans la recherche de vos documents mais aussi d’éviter l’encombrement de votre bureau
• Une gestion optimisée des mails : vous avez peut-être l’habitude de consulter vos mails en permanence pour réagir rapidement. Pour gagner en efficacité, l’idéal est d’y consacrer un moment dédié. Cela peut être en début / fin de journée ou même en début d'après midi. L’objectif est d’éviter d’interrompre votre travail en cours. Et en cas d’absence prolongée, commencez par consulter les derniers messages reçus

Vous souhaitez développer un projet sans savoir comment le mettre en place ? Vous vous sentez parfois dépassé par votre métier d’agriculteur ? Vous ne savez plus si vous êtes en accord avec ce que vous faites ?

Le quotidien d’une exploitation agricole est rarement linéaire. Vous pouvez avoir des moments de doute et ressentir le besoin de prendre du recul dans votre quotidien.

Mais développer la stratégie sur votre exploitation agricole est un travail complexe. Beaucoup de paramètres entrent en compte et il est essentiel de prendre le temps nécessaire pour mener à bien votre réflexion.

En effet, de nombreuses options existent,et tout l'enjeu est de trouver celle en accord avec vous-même pour pouvoir la vivre au quotidien et envisager sa durabilité. Pour cela, 3 étapes sont à réaliser :

• Prendre du temps pour vous questionner : stopper son quotidien et considérez votre réflexion comme une tâche à part entière. Vous pouvez réfléchir seul, à plusieurs, en écrivant, en parlant, en dessinant... Tout est possible ! L’essentiel est de laisser défiler votre pensée sans censure, sans filtre.
  Cette méthode permet, en effet, de faire ressortir des notions souvent essentielles à l'avancée de votre projet agricole. Un cheminement va se construire, des prises de conscience et des explications vont alors apparaître le plus souvent d'elles-mêmes.
   
• Définir des objectifs intermédiaires : une fois la vision à long terme de votre exploitation agricole identifiée, il est important de vous fixer des objectifs intermédiaires. Ils vous permettront de mesurer votre progression et de structurer vos avancées.
  Mais attention à ce que vos objectifs soient complets. L’erreur de beaucoup est de définir des objectifs trop vagues, pas définis dans le temps et non mesurables. Voici un exemple d'objectif spécifique “passer 50% de ma production de XX au bio d’ici 5 ans”.
   
• Créer une feuille de route avec des actions précises : pour mener à bien vos objectifs, plusieurs actions sont ensuite à mettre en place. Elles aussi devront être placées dans le temps. Cette méthode, par étapes, vous permet d'avancer pas à pas dans la mise en place de votre stratégie d'entreprise. Vous voyez ainsi votre progression et gardez la motivation jusqu’à la réalisation.

Dans ce travail de réflexion pour construire votre stratégie, vous pouvez peut-être ressentir le besoin d'être accompagné. En effet être écouté ou questionné par un tiers, permet d'avoir un regard  extérieur sur la situation ce qui n’est pas négligeable. Mais vous devrez alors veiller à vous entourer de personnes bienveillantes, sans jugement et objectives qui vous écouteront sans vous influencer.